KIỂM SOÁT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP

Post date: 08/05/2022

Print Send Font size : A- A A+

MỤC ĐÍCH

Qui định cách thức xử lý các dịch vụ hành chính công không phù hợp với các yêu cầu quy định nhằm nhận biết và kiểm soát để phòng ngừa việc sử dụng hoặc chuyển giao vô hình thông qua quá trình giải quyết các thủ tục hành chính cho tổ chức/công dân.

PHẠM VI

Quy trình đựơc áp dụng đối với HTQLCL của UBND Thị trấn Cam Lộ.

TÀI LIỆU VIỆN DẪN

Điều 7.5.1; 8.2.3; 8.2.4 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
Sổ tay chất lượng.

ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT

- Sự không phù hợp: là việc giải quyết các thủ tục hành chính không đáp ứng yêu cầu theo các văn bản pháp quy và các quy định nội bộ của UBND Thị trấn Cam Lộ liên quan.
- Sự không phù hợp nếu có xuất hiện trong hoạt động xử lý văn bản của UBND Thị trấn Cam Lộ là sự không đáp ứng:
+ Yêu cầu của pháp luật.
+ Yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
+ Yêu cầu của nội bộ UBND Thị trấn Cam Lộ.
+ Yêu cầu của các bên liên quan.
- QMR: Đại diện Lãnh đạo về chất lượng, là thành viên trong ban lãnh đạo, được Lãnh đạo cao nhất chỉ định, trao quyền hạn để quản lý, theo dõi, đánh giá và điều phối hệ thống quản lý chất lượng, nhằm mục đích nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

NỘI DUNG QUY TRÌNH

TT	Hoạt động	Trách nhiệm	Mô tả công việc	Biểu mẫu
5.1	Nhận biết sự không phù hợp	Mọi cán bộ, công chức	Khi phát hiện sự không phù hợp với các quy định hiện hành, phát hiện những mâu thuẫn chồng chéo, người phát hiện xem xét và báo cáo sự không phù hợp cho Đại diện lãnh đạo hoặc trưởng bộ phận liên quan. Sự không phù hợp có thể bao gồm: Sử dụng tài liệu không được phê duyệt Cán bộ, công chức không đáp ứng chuẩn mực năng lực theo yêu cầu Dịch vụ không đáp ứng theo quy định Khách hàng phản hồi chính đáng về sự không thỏa mãn dịch vụ Thực hiện không đúng theo quy trình Những sự không phù hợp do không tuân thủ các thủ tục, quy trình được đánh giá ở mức độ nghiêm trọng theo quan điểm của người phát hiện.	BM 04.01
5.2	Xem xét mức độ không phù hợp	QMR/Lãnh đạo	Xem xét nội dung sự không phù hợp và quyết định liệu có cần thiết phải yêu cầu xử lý sự không phù hợp và lập thành văn bản: - Nếu cần thiết, yêu cầu người phát hiện lập báo cáo xử lý sự không phù hợp và yêu cầu đơn vị nảy sinh sự không phù hợp xem xét xử lý sự không phù hợp. - Nếu không cần thiết, thông báo cho đơn vị nắm bắt hiện tượng và xem xét xử lý hoặc giải thích lại cho người phát hiện nếu như sự không phù hợp là không chính xác	BM 04.01
5.3	Xử lý sự không phù hợp	Đơn vị liên quan	Xem xét, đề xuất biện pháp xử lý và tiến hành xử lý sự không phù hợp Đối với các sự không phù hợp có bản chất, tần suất, mức độ ảnh hưởng lớn đến các hoạt động của UBND Thị trấn Cam Lộ hoặc cần có ý kiến chỉ đạo xử lý của Lãnh đạo, sau khi phát hiện sự không phù hợp hoặc vướng mắc trong quá trình giải quyết công việc theo chức năng, cán bộ có liên quan báo cáo Lãnh đạo và đề xuất phương án xử lý. Lãnh đạo có trách nhiệm xem xét, nếu vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của bộ phận thì phân công cán bộ, công chức thực hiện. Lãnh đạo có trách nhiệm giám sát và kiểm tra kết quả xử lý.	BM 04.01
5.4	Kiểm tra xác nhận việc xử lý sự không phù hợp	QMR/ người phát hiện	Kiểm tra xác nhận lại liệu việc xử lý sự không phù hợp đã được thực hiện có hiệu lực. - Nếu đạt yêu cầu, xác nhận việc đã hoàn thành xử lý sự không phù hợp - Nếu không đạt yêu cầu, mở yêu cầu xử lý sự không phù hợp mới Khi cần thiết, yêu cầu đơn vị thực hiện hành động khắc phục đối với sự không phù hợp đã xảy ra.	BM 04.01
5.5	Theo dõi việc xử lý sự không phù hợp	QMR/ người được phân công	Đại diện Lãnh đạo về chất lượng có trách nhiệm tổng hợp báo cáo kết quả giải quyết sự không phù hợp và các hành động cần thực hiện tiếp theo hoặc các khuyến nghị trong các cuộc họp giao ban định kỳ của UBND Thị trấn Cam Lộ và các cuộc họp xem xét định kỳ của Lãnh đạo về Hệ thống quản lý chất lượng. Nhằm tổng hợp, rút kinh nghiệm về các sai xót và vướng mắc thường gặp, Lãnh đạo chịu trách nhiệm phân công cán bộ ghi lại các vấn đề không phù hợp, vướng mắc vào Sổ theo dõi sự không phù hợp	BM 04.02

6/ BIỂU MẪU

TT	Mã hiệu	Tên Biểu mẫu
	BM 04.01	Báo cáo sự không phù hợp
	BM 04.02	Theo dõi sự không phù hợp

7/ HỒ SƠ CẦN LƯU

TT	Tên Biểu mẫu
	Báo cáo sự không phù hợp
	Theo dõi sự không phù hợp
Hồ sơ được lưu tại đơn vị xử lý chính, trực tiếp, thời gian lưu 02 năm. Sau khi hết hạn, chuyển hồ sơ xuống bộ phận lưu trữ của cơ quan và lưu trữ theo quy định hiện hành.